Pracodawcy i zleceniodawcy powinni pamiętać, że ustawowy termin przekazania podatnikowi informacji PIT-11 upływa co do zasady z końcem lutego roku następującego po roku podatkowym.
W 2026 roku 28 lutego przypada w sobotę, dlatego termin zostaje przesunięty na poniedziałek 2 marca 2026 r.
Oznacza to, że do tego dnia płatnik musi skutecznie przekazać pracownikowi lub zleceniobiorcy informację PIT-11.
W jakiej formie można przekazać PIT-11?
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie narzuca jednej, obowiązkowej formy doręczenia dokumentu podatnikowi. Płatnik ma więc swobodę w wyborze sposobu przekazania PIT-11, dostosowując go do przyjętych w firmie standardów komunikacji.
Zgodnie z objaśnieniami podatkowymi Ministerstwa Finansów z 27 czerwca 2025 r., dopuszczalne są m.in.:
- udostępnienie dokumentu w systemie kadrowo-płacowym (np. portal pracowniczy),
- przesłanie na adres e-mail (służbowy lub wskazany przez podatnika),
- wysyłka tradycyjna przez operatora pocztowego,
- odbiór osobisty w siedzibie firmy.
Najważniejsze jest to, aby sposób doręczenia był możliwy do udokumentowania.
Obowiązek udokumentowania przekazania PIT-11
Przekazanie informacji PIT-11 jest ustawowym obowiązkiem płatnika. Dlatego kluczowe znaczenie ma posiadanie dowodów potwierdzających, że dokument został przekazany w terminie.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że nie ma bezwzględnego obowiązku wysyłania PIT-11 listem poleconym, jednak sposób doręczenia musi pozwalać na weryfikację w razie kontroli.
W praktyce dokumentacja może obejmować:
- logi systemowe potwierdzające pobranie dokumentu z portalu pracowniczego,
- potwierdzenia wysłania wiadomości e-mail,
- książkę nadawczą w przypadku przesyłek tradycyjnych,
- podpis podatnika przy odbiorze osobistym.
Brak dowodu doręczenia może stanowić problem podczas ewentualnej kontroli skarbowej.
Dlaczego warto dopilnować terminu?
Niedotrzymanie terminu przekazania PIT-11 może skutkować odpowiedzialnością karnoskarbową. Warto więc odpowiednio wcześniej przygotować dokumenty oraz upewnić się, że sposób ich doręczenia jest prawidłowo udokumentowany.
WRS Sendra Biuro rachunkowe i ubezpieczenia pomoże dopilnować obowiązków podatkowych
Jeśli prowadzisz firmę i chcesz mieć pewność, że wszystkie obowiązki wobec pracowników i urzędu skarbowego zostały dopełnione prawidłowo, eksperci WRS Sendra Biuro rachunkowe i ubezpieczenia chętnie pomogą w przygotowaniu i terminowym przekazaniu dokumentów podatkowych.
Dobrze prowadzona księgowość to nie tylko rozliczenia, ale także bezpieczeństwo podczas kontroli.
Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w tym temacie?
Zobacz powiązane usługi naszego biura rachunkowego i multiagencji ubezpieczeniowej:
Szukasz rzetelnej obsługi księgowej i podatkowej?
Nasi certyfikowani księgowi z ponad 25-letnim doświadczeniem pomogą w rozliczeniu podatków, prowadzeniu KPiR, ryczałtu lub pełnych ksiąg handlowych.